قانون جذب

 

نقش نرم‌افزارهای جمع‌آوری و تحلیل‌ داده در تصمیم‌‌سازی شهری

اداره کردن یک سازمان، شرکت یا یک شهر، کار بسیار سنگینی است و نمی‌توان آن را با روش‌های قدیمی و حدس و گمان انجام داد. یک مدیر شهری باید بداند دقیقا کدام محله مشکل ترافیک دارد، بودجه عمرانی کجا خرج شده و مردم از چه چیزی ناراضی هستند. اینجا است که نرم‌افزارهای تخصصی وارد میدان می‌شوند تا به جای حدس و گمان، واقعیت‌های شهر را برای تصمیم‌گیری درست به مدیران نشان دهند. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک به بررسی این موضوع مهم می‌پردازیم.

نرم‌افزار جمع‌آوری و تحلیل داده چیست؟

شاید فکر کنید این نرم‌افزارها فقط یک بایگانی کامپیوتری هستند، اما کار آن‌ها خیلی مهم‌تر است. فرض کنید در یک شهرداری یا شرکت، واحد فروش یا درآمد پول می‌گیرد، واحد فنی کار انجام می‌دهد و انبار کالا بیرون می‌دهد. در حالت عادی این بخش‌ها از هم خبر ندارند، اما نرم‌افزارهای جمع‌آوری و تحلیل‌ داده، تمام این بخش‌ها را به هم وصل می‌کنند. کار اصلی آن‌ها این است که اطلاعات را از همه جا بگیرند، آن‌ها را با هم مقایسه کنند و نتیجه را به زبان ساده به مدیر بگویند.

نقش نرم‌افزارهای جمع‌آوری و تحلیل داده در تصمیم‌سازی شهری به چه صورت است؟

این ابزارها باعث می‌شوند مدیریت از حالت سلیقه‌ای و شخصی خارج شود و همه چیز بر اساس سند و مدرک باشد. در ادامه، چند مورد از مهم‌ترین کارهای این نرم‌افزارها را که شاید کمتر به آن توجه شده باشد، توضیح می‌دهیم.

تقسیم عادلانه امکانات و خدمات بین همه

یکی از مشکلات بزرگ در مدیریت شهرها یا سازمان‌ها، تقسیم ناعادلانه بودجه است. معمولا هر کس صدایش بلندتر باشد یا رابطه داشته باشد، امکانات بیشتری می‌گیرد. نرم‌افزارهای تحلیل داده دقیقا روی نقشه یا نمودار نشان می‌دهند که هر منطقه یا هر بخش چقدر امکانات گرفته است. مثلا سیستم نشان می‌دهد محله "الف" پنج پارک دارد ولی محله "ب" هیچ پارکی ندارد. این اطلاعات دقیق به مدیر قدرت می‌دهد تا جلوی پارتی ‌بازی بایستد و بودجه را جایی خرج کند که واقعا محروم است و امکاناتی ندارد.

نقد کردن پول‌ها و شناسایی بدهکاران

خیلی از ادارات و شهرداری‌ها فکر می‌کنند پول ندارند، در حالی که پولشان دست مردم یا پیمانکاران مانده است. معمولا وصول کردن طلب‌های قدیمی سخت است چون فراموش می‌شوند. نرم‌افزار دقیقا نشان می‌دهد چه کسانی سال‌هاست بدهی خود را نداده‌اند. این سیستم‌ها به مدیر یادآوری می‌کنند که به جای فروختن اموال سازمان برای کسب درآمد، بهتر است سراغ نقد کردن چک‌ها و طلب‌های قدیمی برود.

داشتن سند و مدرک برای دادگاه و بازرسی

مدیران همیشه نگران جواب دادن به اداره بازرسی یا شکایت‌های قانونی هستند. وقتی کارها دستی باشد، مدرک محکمی ندارید؛ اما وقتی همه چیز در نرم‌افزار ثبت شود، یک سند قانونی دارید. نرم‌افزار دقیقا ثبت می‌کند چه کسی، در چه ساعتی و طبق چه قانونی دستور پرداخت پول یا انجام کار را داده است. این شفافیت بهترین وسیله دفاع از مدیران در برابر تهمت‌ها و شکایت‌ها است. وقتی بازرس می‌آید، شما با چند کلیک تمام مدارک قانونی را جلویش می‌گذارید و ثابت می‌کنید کارتان درست بوده است.

حفظ اطلاعات وقتی مدیر عوض می‌شود

در ادارات ما وقتی یک مدیر عوض می‌شود، انگار همه چیز صفر می‌شود. مدیر جدید نمی‌داند قبلی‌ها چه کرده‌اند و پروژه‌ها در چه وضعیتی هستند. نرم‌افزار مثل یک حافظه قوی عمل می‌کند. تمام سابقه‌ها، قراردادها و دلایل تصمیم‌های قبلی در سیستم می‌ماند. مدیر جدید همان روز اول با نگاه کردن به سیستم می‌فهمد اداره در چه وضعیتی است، چقدر بدهی دارد و کدام پروژه‌ها نیمه‌کاره مانده‌اند.

پیش‌بینی مشکلات قبل از وقوع

مدیریت فقط حل کردن مشکل امروز نیست. نرم‌افزارهای خوب می‌توانند آینده را تا حدی نشان دهند. مثلا، نرم‌افزار با بررسی قیمت‌ها به شما می‌گوید اگر قیمت آسفالت گران شود، بودجه شما برای تمام کردن خیابان کافی نخواهد بود. یا اگر باران زیاد ببارد، کدام کانال‌های آب می‌گیرند. این پیش‌بینی‌ها به مدیر کمک می‌کند قبل از اینکه بحران درست شود، فکری برایش بکند.

چالش‌های عدم استفاده از نرم‌افزار‌های جمع‌آوری داده چیست؟

نداشتن این سیستم‌ها فقط باعث کندی کار نمی‌شود، بلکه می‌تواند ضررهای بزرگی بزند که شاید تا سال‌ها متوجه آن نشوید. مشکلات اصلی نداشتن نرم‌افزار در ادامه آمده است.

بدهی‌های پنهان و ورشکستگی ناگهانی

وقتی سیستم یکپارچه نباشد، هر بخش برای خودش خرج می‌تراشد. ممکن است بخش فنی خریدهایی بکند که بخش مالی خبر ندارد. این بدهی‌ها کم‌کم جمع می‌شوند و یک‌دفعه مدیر می‌بیند کلی چک برگشتی و بدهی دارد که از آن‌ها خبر نداشته است. نداشتن نرم‌افزار باعث می‌شود فکر کنید وضعتان خوب است، اما در واقعیت بدهی‌های ثبت‌نشده شما را به سمت ورشکستگی می‌برند.

امکان دستکاری در حساب‌ها و درآمدها

در روش‌های دستی یا سیستم‌های قدیمی، خیلی راحت می‌شود اعداد را تغییر داد. مثلا، کارمند می‌تواند عوارض یا هزینه یک مشتری را کمتر حساب کند و کسی هم متوجه نشود. مشکل اصلی اینجاست که بدون نرم‌افزار دقیق، اصلا نمی‌فهمید که سرتان کلاه رفته است. سازمان ممکن است سالانه مبلغ زیادی از درآمدش را به خاطر همین حساب‌سازی‌ها و توافق‌های پشت پرده از دست بدهد.

طولانی شدن و ضررده شدن پروژه‌ها

بدون داشتن اطلاعات دقیق، پروژه‌ها به حال خود رها می‌شوند و مثلا، پروژه‌ای که باید یکساله تمام می‌شد، پنج سال طول می‌کشد! در این مدت قیمت‌ها چند برابر می‌شود و پروژه دیگر سودی ندارد. استفاده نکردن از نرم‌افزار کنترل پروژه باعث می‌شود پول سازمان در پروژه‌های نیمه‌ کاره و قدیمی گیر کند و بودجه‌ای برای کارهای جدید باقی نماند.

مشکل در حسابرسی و تایید صورت‌های مالی

حسابرس‌ها فقط سند و مدرک قبول دارند. وقتی اطلاعات شما پراکنده باشد و اعداد با هم نخوانند، حسابرس گزارش‌های مالی شما را تایید نمی‌کند. این موضوع باعث می‌شود اعتبار اداره یا شرکت شما زیر سوال برود. وقتی حسابرسی شما رد شود، دیگر نمی‌توانید از بانک وام بگیرید یا بودجه‌های دولتی دریافت کنید چون به سیستم مالی شما اعتمادی نیست.

دلسرد شدن و رفتن نیروهای کار خوب

شاید عجیب باشد، اما ابزار کار بد باعث فرار نیروهای خوب می‌شود. کارمندان باسواد و زرنگ دوست ندارند وقتشان را با گشتن لای پرونده‌های خاکی یا دعوا بر سر اعداد غلط هدر دهند. آن‌ها می‌خواهند کار مفید کنند. وقتی سازمان نرم‌افزار درست ندارد، محیط کار خسته‌کننده می‌شود. نتیجه این است که نیروهای خوب استعفا می‌دهند و می‌روند و سازمان می‌ماند با نیروهایی که انگیزه‌ای برای کار ندارند!

نکات مهم در انتخاب نرم‌افزارهای جمع‌آوری و تحلیل‌ داده

خرید نرم‌افزار یک نوع سرمایه‌گذاری است، نباید پولتان را دور بریزید. برای اینکه یک نرم‌افزار به درد بخور بخرید باید به این نکته‌های ساده اما مهم دقت کنید:

·         نرم‌افزار نباید فقط جای نوشتن اطلاعات باشد. باید بتواند نامه یا سند را به صورت خودکار بین کارتابل کارمندان بچرخاند. یعنی وقتی یک نفر امضا کرد، خودکار برود کارتابل نفر بعدی.

·         نرم‌افزاری بخرید که به جای دادن لیست‌های طولانی و خسته‌کننده اکسل، به شما نمودار عقربه‌ای یا رنگی بدهد؛ مثلا، با رنگ قرمز و سبز نشان دهد وضعیت پول یا پروژه چطور است.

·         نرم‌افزار باید بتواند به سامانه مالیاتی، بانک‌ها و ثبت احوال وصل شود تا اطلاعات را خودش بگیرد و نیاز نباشد دستی وارد کنید.

·         خیلی از نرم‌افزارها خارجی هستند و با قانون چک یا سال شمسی ما مشکل دارند. مطمئن شوید نرم‌افزار دقیقا بر اساس قانون تجارت و شهرداری‌های ایران ساخته شده است.

·         شما تا ده سال نیاز به پشتیبانی دارید. از شرکتی خرید کنید که سابقه زیادی دارد و مطمئن هستید که سال دیگر تعطیل نمی‌شود.

·         نرم‌افزار باید طوری باشد که اگر فردا تعداد کارمندان یا کارهای شما دو برابر شد، سیستم هنگ نکند و بتواند پا به پای شما رشد کند.

جمع ‌بندی

خلاصه اینکه، اگر می‌خواهید با آرامش و اطمینان مدیریت کنید، باید روش‌های قدیمی را کنار بگذارید. ما در پارس رایانه شاپرک، دقیقا می‌دانیم شما در ادارات و شهرداری‌ها با چه مشکلاتی دست‌وپنجه نرم می‌کنید؛ برای همین نرم‌افزارهایی ساختیم که مخصوص ساختار اداری ایران است. این ابزارها در شهرداری‌ها و دهیاری‌ها به شما کمک می‌کنند تا به جای درگیری با کاغذبازی، روی تصمیم‌های مهم تمرکز کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، با ما تماس بگیرید.

حالا شما بگویید؛ تا به امروز شده تصمیمی بگیرید و بعدا متوجه شوید که اگر آمار دقیق‌تری داشتید، کار دیگری می‌کردید؟ تجربه‌ خود را با ما در میان بگذارید.

منبع