قانون جذب

 

مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها درپروژه‌های پیمانکاری شهرداری

در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، می‌خواهیم درباره یکی از اساسی‌ترین نیازهای اداری امروز صحبت کنیم. در دنیای شلوغ و پرسرعت امروز، فرقی نمی‌کند شما مدیر یک شرکت خصوصی باشید که مشغول تجارت است، یا در نهادهای عمومی و حساسی مثل شهرداری‌ها و دهیاری‌ها مسئولیت سنگین امور مالی و اداری را بر عهده داشته باشید؛ در هر صورت، سر و کله زدن با کوهی از کاغذ، زونکن و پرونده، همیشه کاری سخت، خسته‌کننده و پر از استرس است.

برای اینکه به این شلوغی نظم بدهید و خیالتان از بابت قراردادها راحت باشد، استفاده از ابزارهای جدید یک ضرورت به شمار می‌آید. با ما همراه باشید تا چرایی و چگونگی استفاده از این سیستم‌ها را بررسی کنیم.

نرم‌افزار مدیریت قراردادها چیست؟

اگر بخواهیم خیلی ساده تعریف کنیم، نرم‌افزار مدیریت قراردادها درست مثل یک دستیار هوشمند و دقیق، برای بخش حقوقی و اداری سازمان شما عمل می‌کند. این نرم‌افزار، یک برنامه کامپیوتری پیشرفته است که جایگزین کمدها، زونکن‌های پر از کاغذ و فایل‌های اکسل شلوغ و پراکنده در کامپیوترهای مختلف می‌شود.

این ابزار از همان لحظه‌ای که شما تصمیم می‌گیرید کاری را به پیمانکاری بسپارید یا پروژه‌ای را شروع کنید، همراه شما است. تمامی مراحل شامل نوشتن پیش‌نویس قرارداد، چانه‌زنی‌ها و مذاکرات، امضا کردن، شروع عملیات اجرایی، نظارت بر اینکه آیا کار طبق تعهد انجام شده یا خیر، تا لحظه پایان قرارداد و بایگانی کردن آن، همه و همه داخل این سیستم انجام می‌شود.

مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها

وقتی این سیستم را در شرکت یا سازمان خود راه می‌اندازید، نفس راحتی می‌کشید. نظم و سرعتی که ایجاد می‌شود باورنکردنی است. مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها عبارتند از:

·         نرم‌افزار خودش محاسبه می‌کند، کسورات قانونی مثل مالیات و بیمه را کسر می‌کند و حواسش به فرمول‌ها هست؛ پس خبری از اشتباهات سهوی نیست.

·         وقتی کاغذبازی حذف شود، هزینه خرید کاغذ و زونکن و فضای بایگانی حذف می‌شود. جستجوی سند هم به جای چند ساعت، چند ثانیه طول می‌کشد.

·         مدیران می‌توانند همان‌طور که پشت میزشان نشسته‌اند، وضعیت دقیق هر پیمانکار، میزان کار انجام شده و پرداختی‌ها را ببینند.

·         سیستم مثل یک ساعت دقیق عمل می‌کند. قبل از اینکه مهلت ضمانت‌نامه تمام شود یا تاریخ قرارداد بگذرد، به مسئول مربوطه پیام می‌دهد تا هیچ کاری فراموش نشود.

·         تمام قراردادهای سازمان با یک شکل و فرمت استاندارد و قانونی نوشته می‌شوند و اعمال سلیقه‌های شخصی حذف می‌شود.

چالش‌های عدم استفاده از نرم‌افزار مدیریت قراردادها

اگر هنوز در شرکت یا سازمانتان دارید به روش‌های قدیمی (کاغذی و دستی) کارهای پیمانکاران و قراردادها را پیش می‌برید، احتمالا هر روز با مشکلات ریز و درشتی دست و پنجه نرم می‌کنید که شاید خودتان هم به آن‌ها عادت کرده باشید، اما در واقع دارند به سیستم شما ضرر می‌زنند. بیایید ببینیم اگر از این نرم‌افزار استفاده نکنیم، دقیقا با چه دردسرهایی روبرو می‌شویم:

فرآیند دشوار بایگانی و دسترسی به اسناد

یکی از کلافه‌کننده‌ترین کارها در ادارات سنتی، بایگانی کردن و نگهداری هزاران برگ کاغذ است. تصور کنید اتاق‌هایی پر از زونکن و جعبه که فضای اداره را اشغال کرده‌اند. مشکل اصلی زمانی پیش می‌آید که شما فورا به یک قرارداد قدیمی یا یک متمم خاص نیاز پیدا می‌کنید. پیدا کردن یک برگه کاغذ در میان آن همه پرونده، مثل پیدا کردن سوزن در انبار کاه است. این اتلاف وقت، سرعت کار کل اداره را پایین می‌آورد و در مواقع حساس مثل زمان حسابرسی یا دعاوی حقوقی، می‌تواند دردسرساز شود.

فراموشی تاریخ‌های مهم و سررسیدها

هر قراردادی پر از تاریخ‌های مهم است که اگر فراموش شوند، فاجعه به بار می‌آید؛ مثل تاریخ تمام شدن قرارداد، مهلت تمدید ضمانت‌نامه بانکی پیمانکار، تاریخ پایان بیمه و زمان پرداخت پول‌ها. اگر سیستم هشداری نداشته باشید، خیلی راحت ممکن است تاریخ تمدید یک قرارداد سودآور را فراموش کنید. یا بدتر از آن، ضمانت‌نامه یک پیمانکار منقضی شود و شما نتوانید در صورت تخلف او، خسارتتان را زنده کنید.

عدم کنترل بودجه و اعتبارات مالی

در روش‌های دستی و کاغذی، معمولا ارتباط درستی بین واحد قراردادها و واحد بودجه وجود ندارد. این باعث می‌شود گاهی مدیران قراردادهایی را امضا کنند که بودجه و اعتبار کافی برایش وجود ندارد، یا در حین کار، هزینه‌ها از مبلغی که توافق شده بود بیشتر می‌شود و کسی متوجه نمی‌شود. بدون نرم‌افزار مدیریت قرارداد، مدیران مالی نمی‌دانند دقیقا چقدر تعهد ایجاد شده و چقدر نقدینگی نیاز دارند.

کندی فرآیند گردش کار و تاییدات

برای اینکه یک قرارداد نهایی شود، باید چندین مدیر از بخش‌های مختلف (حقوقی، مالی، فنی، حراست و...) آن را ببینند و امضا کنند. در سیستم سنتی، یک پوشه کاغذی باید دست به دست بین اتاق‌ها و طبقات مختلف بچرخد. این پوشه ممکن است روزها روی میز یک مدیر لای کاغذهای دیگر گم شود و بماند، بدون اینکه کسی بفهمد کار کجا گیر کرده است.

ریسک‌های امنیتی و مفقود شدن اطلاعات

کاغذ ممکن است پاره شود، روی آن مایعات بریزد، در جابجایی‌ها گم شود یا حتی سرقت شود. اگر هم از فایل‌های اکسل معمولی استفاده می‌کنید، هر کسی که به فایل دسترسی داشته باشد می‌تواند عددها را تغییر دهد و بعدا هم نگوید کار او بوده است. استفاده نکردن از نرم‌افزار تخصصی یعنی امنیت اطلاعات محرمانه سازمان پایین است.

نکات مهم در انتخاب نرم‌افزار مدیریت قراردادها

قبل از انتخاب باید به نیازهای خاص خودتان (مثلا اینکه یک شرکت خدماتی هستید یا یک دهیاری) توجه کنید. نکات زیر هم راهنمای شما هستند:

·         نرم‌افزار باید آنقدر ساده و خوش‌دست باشد که کارمندان با هر سطح سواد کامپیوتری، بتوانند راحت با آن کار کنند و نیاز به آموزش‌های طولانی و سخت نباشد.

·         ابزاری را انتخاب کنید که با چند کلیک به شما نمودار و جدول بدهد. مدیران باید بتوانند در لحظه ببینند چقدر قرارداد بسته‌اند، چقدر پول داده‌اند و چقدر کار باقی مانده است.

·         خیلی مهم است که نرم‌افزار قراردادها بتواند با نرم‌افزار حسابداری و اتوماسیون اداری شما متصل شود. این‌طوری دیگر لازم نیست اطلاعات را دو بار وارد کنید و دوباره‌کاری حذف می‌شود.

·         هر سازمانی روش کار خودش را دارد. نرم‌افزار خوب باید بتواند خودش را با روش شما تطبیق دهد و بتوانید فرم‌های قرارداد دلخواه خودتان را در آن بسازید.

·         باید بتوانید تعیین کنید که هر کارمند دقیقاً چه چیزهایی را ببیند. مثلا کارمند ساده نتواند قراردادهای محرمانه را باز کند یا چیزی را پاک کند.

جمع ‌بندی

دیگر زمان آن گذشته که اتاق‌هایمان را پر از کاغذ کنیم و نگران گم شدن اسناد باشیم. کنار گذاشتن روش‌های سنتی و استفاده از اتوماسیون قراردادها، شرط بقا و نظم در سازمان‌های امروزی است. پارس رایانه شاپرک به عنوان شرکت طراح نرم‌افزارهای مالی و اداری، دقیقا با شناخت همین مشکلات، راهکارهای تخصصی را برای شرکت‌ها، سازمان‌ها و ارگان‌های اداری از جمله شهرداری‌ها و دهیاری‌ها طراحی کرده است. هدف ما این است که دغدغه‌های مدیریتی شما به حداقل برسد و کارها با سرعت، امنیت و شفافیت کامل انجام شود.

آیا شما هم تجربه‌ای از گم شدن قراردادها یا فراموش شدن تاریخ‌های مهم در سیستم‌های دستی دارید؟ یا سوالی درباره اینکه چطور می‌توان این سیستم را در سازمان شما پیاده کرد دارید؟ خوشحال می‌شویم در بخش نظرات تجربیات و سوالات خودتان را با ما در میان بگذارید تا کارشناسان ما پاسخگوی شما باشند.

منبع