قانون جذب

 

استراتژی مهاجرت از سیستم‌های قدیمی به نرم‌افزارهای مدرن شهرداری بدون اختلال کاری

تا حالا شده احساس کنید که سیستم‌های اداری و کامپیوترهای محل کارتان، به جای اینکه کار شما را راحت کنند، مثل یک مانع بزرگ جلوی پای شما سنگ می‌اندازند؟ ترس از اینکه اگر دست به این سیستم‌های قدیمی بزنیم، کل کارها می‌خوابد و ارباب‌رجوع شاکی می‌شود، باعث شده خیلی‌ها جرات تغییر را نداشته باشند. اما نترسید؛ راهی هست که بدون دردسر و تعطیلی کار، به‌روز شوید. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، قرار است روش درست و بی‌خطر این تغییر بزرگ را با هم بیاموزیم.

منظور از سیستم‌های قدیمی و مدرن چیست؟

بیشتر بخوانید» چطور سیستم مدیریت رفت‌وآمد کارکنان می‌تواند هزینه‌های سازمانی را کاهش دهد؟

وقتی می‌گوییم سیستم‌های قدیمی، منظورمان لزوما آن کامپیوترهای بزرگ و سنگین ۱۰ سال پیش نیست که کلی سر و صدا می‌کردند! در دنیای کار اداری، سیستم قدیمی می‌تواند نرم‌افزاری باشد که شاید همین ۵ سال پیش نصب شده، اما دیگر جوابگوی نیازهای امروز سازمان یا شهرداری شما نیست.

بگذارید ساده‌تر بگوییم، سیستم‌های قدیمی معمولا یکپارچه نیستند؛ یعنی واحد حسابداری برای خودش یک برنامه دارد، واحد بایگانی یک برنامه دیگر و واحد شهرسازی یا اداری هم ساز خودش را می‌زند! نتیجه‌اش چه می‌شود؟ شما مجبورید یک اطلاعات ساده را چند بار در چند جای مختلف وارد کنید و همیشه هم نگران باشید که نکند چیزی از قلم بیفتد.

در طرف مقابل، نرم‌افزارهای مدرن هستند که معمولا با هم در ارتباط‌اند. وقتی شما یک نامه یا فیش را در دبیرخانه ثبت می‌کنید، اثرش همان لحظه در واحد مالی دیده می‌شود و مدیر مربوطه هم روی گوشی موبایلش خبردار می‌شود. این نرم‌افزارها اغلب تحت وب هستند؛ یعنی لازم نیست حتما پشت میز اداره باشید تا به آن‌ها دسترسی داشته باشید، بلکه با رعایت امنیت، از هر جایی می‌توانید کار را مدیریت کنید.

مزایای کوچ کردن به نرم‌افزارهای مدرن اداری و مالی

شاید با خودتان بگویید اصلا چرا باید این دردسر را به جان بخریم؟ با همان سیستم‌های قبلی طی می‌کنیم! باید بدانید مزایای سیستم‌های جدید آنقدر زیاد است که به زحمتش می‌ارزد:

·         اولین چیزی که حس می‌کنید، سرعت است. کارهایی که قبلا ساعت‌ها وقت می‌گرفت تا یک کارمند در زونکن‌های قدیمی یا فایل‌های اکسل شلوغ پیدا کند، حالا با یک جستجوی ساده در کسری از ثانیه جلوی چشم شما است.

·         مزیت دوم، شفافیت است. در سیستم‌های یکپارچه مدرن، همه چیز روشن است. معلوم است چه کسی، چه زمانی، چه کاری انجام داده است. امکان دستکاری اطلاعات یا گم شدن سندها تقریبا به صفر می‌رسد. این موضوع برای مراکزی مثل شهرداری‌ها، دهیاری‌ها و سازمان‌های دولتی که با پول مردم و بودجه‌های عمومی سر و کار دارند، بسیار حیاتی است.

·         مزیت سوم، صرفه‌جویی در هزینه‌ها است. درست است که خرید نرم‌افزار جدید هزینه دارد، اما فکر کنید چقدر هزینه کاغذ، چاپگر، و فضای بایگانی می‌دهید؟ یا چقدر وقت نیروی انسانی شما صرف کارهای تکراری می‌شود؟ سیستم مدرن جلوی این هزینه‌های اضافی را می‌گیرد.

·         و در نهایت، مهم‌ترین مزیت، رضایت ارباب‌رجوع است. وقتی شهروند یا مشتری به سازمان شما می‌آید، دوست دارد کارش سریع راه بیفتد. سیستم‌های مدرن اجازه می‌دهند خیلی از کارها به صورت اینترنتی و غیرحضوری انجام شود. این یعنی صف‌های کمتر و لبخند رضایت بیشتر روی لب مردمی که از شما خدمات می‌گیرند.

بیشتر بخوانید » کاربرد نرم‌افزارهای GIS در برنامه ریزی و مدیریت شهری شهرداری‌ها 

چالش‌های پیش ‌روی شهرداری‌ها و سازمان‌ها در تغییر سیستم

بیایید با هم روراست باشیم؛ تغییر دادن هیچ‌وقت آسان نیست و همیشه سختی‌هایی دارد.

·         بزرگترین چالش شما در این مسیر، معمولا کامپیوترها نیستند، بلکه آدم‌ها هستند. مقاومت در برابر تغییر یک چیز طبیعی است.

·         چالش دوم، انتقال اطلاعات (Data Migration) است. شما در سازمان یا شهرداری خود، کوهی از اطلاعات مربوط به سال‌های قبل دارید (پرونده‌های مردم، سوابق مالی، نامه‌ها و...). بردن این اطلاعات از خانه قدیمی (نرم‌افزار قبلی) به خانه جدید (نرم‌افزار مدرن) بدون اینکه حتی یک عدد تغییر کند یا یک پرونده گم شود، کار بسیار حساسی است.

·         چالش سوم، ترس از توقف کار است. نگرانی اصلی مدیران این است که وسط نصب برنامه جدید، سیستم قطع شود و نتوانند جواب مردم را بدهند. تصور کنید سیستم شهرسازی قطع شود و مردم پشت باجه‌ها معطل بمانند؛ این واقعا ترسناک است. همچنین، ممکن است کامپیوترهای قدیمی شما کشش نرم‌افزار جدید را نداشته باشند و نیاز باشد کمی هم خرج سخت‌افزار کنید. این‌ها چالش‌هایی هستند که باید از قبل برایشان آماده باشید.

نکات مهم در اجرای فرآیند مهاجرت بدون اختلال

برای اینکه بتوانید نرم‌افزار را عوض کنید بدون اینکه سازمان آسیبی ببیند، باید به این ۵ نکته طلایی توجه ویژه‌ای داشته باشید:

اجرای همزمان (موازی) دو سیستم

این مهم‌ترین نکته است. هرگز، تاکید می‌کنیم هرگز، روزی که سیستم جدید را راه می‌اندازید، سیستم قدیمی را خاموش نکنید! برای مدتی (مثلا یک تا سه ماه) اجازه دهید هر دو سیستم کنار هم کار کنند. به کارمندان بگویید کار اصلی را در سیستم جدید انجام دهند، اما برای اطمینان و چک کردن، نگاهی هم به سیستم قبلی داشته باشند.

آموزش ساده و مداوم

بهترین نرم‌افزار دنیا هم اگر کاربرش بلد نباشد با آن کار کند، به درد نمی‌خورد. قبل از اینکه سیستم را کامل مستقر کنید، کلاس‌های آموزشی بگذارید. اما نه کلاس‌های خسته‌کننده و فنی! آموزش باید ساده و عملی باشد. به کارمندان نشان دهید که این سیستم جدید قرار است چقدر کار خودشان را راحت‌تر کند، نه اینکه دردسر جدیدی برایشان باشد. وقتی کارمند ببیند کارش با دو کلیک انجام می‌شود، خودش طرفدار سیستم جدید می‌شود.

تصفیه کردن اطلاعات قبل از انتقال

اسباب‌کشی بهترین زمان برای دور ریختن وسایل به درد نخور و شکسته است. قبل از اینکه اطلاعات را به نرم‌افزار جدید ببرید، آن‌ها را تمیز کنید. پرونده‌های تکراری، اطلاعات غلط و ناقص را اصلاح کنید. اگر اطلاعات غلط وارد سیستم مدرن شود، خروجی‌های غلط هم تحویل می‌گیرید. پس اول خانه‌تکانی کنید، بعد اسباب‌کشی!

قدم‌به‌قدم جلو بروید

به جای اینکه کل سازمان را یک‌باره تغییر دهید، از روش آزمایشی استفاده کنید. مثلا، اول سیستم اتوماسیون را فقط در یک بخش کوچک راه بیندازید، مشکلاتش را پیدا و حل کنید و بعد که خیالتان راحت شد، آن را برای کل سازمان اجرا کنید. به این ترتیب، ریسک کار خیلی کم می‌شود.

انتخاب شرکت نرم‌افزاری کاربلد

نکته آخر و شاید مهم‌ترین نکته، انتخاب شریک است. شما به شرکتی نیاز دارید که فقط برنامه‌نویس نباشد، بلکه زبان اداری را بفهمد. باید شرکتی را انتخاب کنید که بداند در شهرداری‌ها، دهیاری‌ها و شرکت‌ها کارها چطور پیش می‌رود. کسی که بداند قوانین مالیاتی چیست یا بودجه‌ریزی شهرداری چگونه است.

جمع ‌بندی

همانطور که دیدیم، با برنامه‌ریزی درست، آموزش دادن به پرسنل و انجام کار به صورت مرحله‌به‌مرحله، می‌توان بدون هیچ دردسری و بدون اینکه کار روزمره مردم مختل شود، این پوست‌اندازی را انجام داد و به بهره‌وری بالاتری رسید.

شرکت پارس رایانه شاپرک با سال‌ها تجربه تخصصی، به عنوان طراح و مجری نرم‌افزارهای جامع مالی و اداری، افتخار دارد که در کنار طیف وسیعی از مشتریان شامل شرکت‌ها، سازمان‌ها و ارگان‌های اداری بزرگ و کوچک، همچون شهرداری‌ها و دهیاری‌های سراسر کشور ایستاده است. هدف ما ارائه نرم‌افزارهایی است که دقیقا متناسب با نیازهای اداری و مالی شما طراحی شده‌اند تا مدیران بتوانند با خیالی آسوده، دغدغه‌های فنی را به ما بسپارند. برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزارهای موجود و ثبت سفارش، با ما تماس بگیرید.

در پایان، خوشحال می‌شویم تجربیات و سوالات خود را در بخش کامنت‌ها برای ما بنویسید تا به آن‌ها پاسخ دهیم.